Autonome und intelligente Dokumente

 

In Zeiten, wo Automobile intelligenter und autonomer werden, sollten wir auch über Dokumente nachdenken, die sich möglichst intelligent und autonom verhalten. Traditionell fristen Dokumente ein tristes Dasein. Sie werden nicht gebraucht und gehen vergessen. Sollte ein Dokument wider Erwarten nach langer Zeit gesucht werden, beispielsweise von Compliance, dann wird es im ungünstigen Fall gar nicht gefunden.

Gutenberg hatte sich bei seinem folgenreichen Buchdruck darum bemüht, die Drucke wie Handgeschriebenes aussehen zu lassen. Dem Nutzer, d.h. dem Lesenden die Lektüre zu vereinfachen, war kein Ziel. Denselben Fehler beobachten wir heute bei Digitalisierungsprojekten. Die Digitalisate sollen wie gedrucktes Papier aussehen. Die Notwendigkeit, eine automatische Analyse des Dokumentinhalts durchzuführen, wird häufig nicht erkannt. Wir gehen nun gedanklich noch einen Schritt weiter und überlegen uns, wie man Dokumente mit Intelligenz und Autonomie versehen kann.

Ideen für intelligente Dokumente können wir in der Automobilbranche holen. Voraussetzungen sind Sensoren, Verhaltens- bzw. Steuerungsregeln sowie Aktoren, die Aktionen ausführen können. Bei den Verhaltensregeln denkt man sofort an Business Rules, wie man sie im Englischen nennt. Es spricht nichts dagegen, dass Dokumente automatisch interpretierbare Informationen enthalten, um Regeln betreffend Datenschutz oder Aufbewahrungspflichten anzuwenden. Die Regeln selbst gehören nicht zu den Dokumenten, da sie ändern können, beispielsweise wenn ein sogenannter Legal Hold erlassen wird.

Eine weitere Idee können Bibliothekare mit ihrem traditionellen Laufzettel beisteuern. Diese geben den Parcours vor, den ein neuerworbenes Buch durchlaufen muss. Der Laufzettel wird zwischen die Seiten geklemmt und gibt jederzeit Auskunft über den Stand der Bearbeitung. Die bereits durchlaufenen Schritte sind vollständig nachvollziehbar. Voraussetzung für die Digitalisierung eines Laufzettels erfordert die Zuweisung einer eindeutigen Identifikation. Die Abbildung der einzelnen Prozessschritte ist dann einfach. Eine Verkettung der so dokumentierten Prozessschritte garantiert die Nachvollziehbarkeit. Die Organisation dieser Information in verkettete Blöcke ist nicht zwingend, suggeriert aber die konzeptionelle Nähe zu Blockchains, die momentan viel Beachtung finden. Blockchain-Eigenschaften wie Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit und Unabhängigkeit von einer zentralen Kontrolle bieten wichtige Eigenschaften für zukünftiges Dokumentenmanagement.