Digitalisieren ja, aber wie?
Digitalisierung, zur Zeit in aller Munde, verlangt nach neuen Prozessen, Methoden und Systemen. Eine häufige Vorgehensweise besteht darin, die Betroffenen zu fragen, was sie benötigen. Ein Direktor einer grösseren Institution forderte kürzlich an einer Podiumsdiskussion "Don't ask what they need! Ask them what they work!". Wir möchten diese Aufforderungen nachbessern, d.h. modifizieren und ergänzen.
"Do not *only* ask what they need!"
Mit der Empfehlung "Do not *only* ask what they need!" können wir uns besser anfreunden. Es ist nicht ausgeschlossen, dass sich der eine oder die andere betroffene Person zu Verbesserungen ernsthafte Gedanken gemacht hat und eine gute Idee beisteuern kann. Grundsätzlich stimmen wir aber der Ansicht zu, dass Betroffene eher nicht prädestiniert sind, über eine objektive Aussensicht zu verfügen.
"Ask them what they are supposed to work and why!"
Die zweite Aufforderung möchten wir folgendermassen modifizieren. "Ask them what they are supposed to work and why!" Nicht immer machen Betroffene das, was sie machen sollten. Die Antwort auf das "Warum" ist idealerweise ein Teilziel, das für das Erreichen eines übergeordneten, strategischen Ziels relevant ist. Mögliche Antworten sind aber auch "Ich weiss nicht" oder "Weil man das schon immer so gemacht hat". Es kann auch sein, dass ein übergeordnetes, strategisches Ziel gänzlich fehlt.
"Think about, whether they do the right things in the right way!"
Bei den obigen, unbefriedigenden Antworten kommt unser zusätzliche dritte Aufforderung ins Spiel, welche sich an die Strategieverantwortlichen richtet. "Think about, whether they do the right things in the right way!" Die Befragung der Betroffenen und die Auswertung der Bedürfnisse kann ein guter Ausgangspunkt sein. Zukunftsweisende Änderungen werden kaum erwähnt, besonders wenn diese Umstrukturierungen mit für Betroffene vielen Unbekannten implizieren. Das eigenständige Denken sollten also die Strategieverantwortlichen nicht vermeiden, auch wenn dieses unangenehme Entscheidungen zur Folge haben könnte. Verlockend sind Digitalisierungsprojekte, um Aktivitäten in diesem Bereich auszuweisen. Diese resultieren leider zu oft in Digitalisate, die wie Papier aussehen, aber für eine digitale Nachnutzung völlig ungeeignet sind.
